Информационные
технологии
в образовании
Ежеквартальный бюллетень НГТУ и Ассоциации «Сибирский открытый университет»
 
 
Поиск
 
№ 2 май 2006free space
Начинающим пользователям
free spaceПодготовка раздаточных материалов на основе презентаций MS PowerPoint
free space

Раздаточные материалы являются одним из средств наглядности, используемых для публичных выступлений. Они могут предоставляться слушателям

– до выступления — для предварительного ознакомления с его содержанием;

– в процессе выступления — для внесения собственных заметок и комментариев;

– после выступления — для возвращения к его содержанию в любое время.

Кроме того, раздаточные материалы могут служить и кратким конспектом для самого выступающего.

Подготовить раздаточные материалы можно с помощью различных программ, в том числе на основе презентаций MS PowerPoint.

1. Выбор формата

Программа MS PowerPoint позволяет легко подготовить раздаточные материалы в различных форматах и вариантах, которые выбираются докладчиком в соответствии с его задачами. В диалоговом окне «Печать» можно выбрать следующие форматы распечатки презентации:

– слайды;

– собственно раздаточные материалы (в русскоязычной версии MS PowerPoint используются два варианта перевода термина Handouts — «раздаточные материалы» и «выдачи»);

– структуру презентации;

– заметки (рис. 1).



Рис. 1. Выбор формата распечатки презентации

При выборе формата «слайды» каждый слайд распечатывается на отдельном листе формата А4 в альбомной ориентации. Использование распечатки слайдов удобно в том случае, если в качестве раздаточных материалов необходим фрагмент презентации — например, диаграмма или схема, представленная на одном из слайдов. Для распечатки отдельных слайдов нужно указать их номера в поле «Диапазон печати» в диалоговом окне «Печать».

При использовании формата «выдачи» на одной странице можно разместить 1, 2, 3, 4, 6 или 9 слайдов (в отличие от формата «слайды» в этом случае по умолчанию выбирается книжная ориентация бумаги).

При этом на раздаточных материалах могут отображаться:

– только слайды;

– слайды и пустые строки для заметок.

При выборе формата «структура» на раздаточных материалах будет представлен только текст слайдов — без графических элементов.

В формате «заметки» каждый слайд будет распечатан на отдельном листе вместе с заметками выступающего, которые создаются при подготовке презентации в режиме «Обычный». Этот формат удобно использовать и в качестве конспекта для докладчика.

Во время выступления можно использовать и электронный вариант слайдов с заметками на компьютере докладчика. Для этого необходимо настроить показ на двух экранах (Меню — Показ слайдов — На-
стройка презентации — Показ представления докладчика). В этом случае слушатели будут видеть только слайды (Режим показа), а докладчик — слайды, заметки и кнопки управления презентацией (Режим докладчика).

2. Создание колонтитулов

Независимо от целей и способа подготовки раздаточных материалов их обязательным атрибутом являются колонтитулы. Они должны размещаться не на слайдах, а на страницах раздаточных материалов. В колонтитулы вносятся не только номера и количество страниц, но и максимально подробная идентифицирующая информация, которая позволяет восстановить контекст выступления. К такой информации относятся:

– имя, фамилия и отчество выступающего;

– название выступления;

– название мероприятия, для которого готовилось выступление (семинара, совещания, конференции и т.п.);

– дата выступления;

– контактная информация (электронная почта и др.).

Колонтитулы на раздаточных материалах необходимо подготовить и в том случае, если презентация будет размещена в интернете, а распечатку раздаточных материалов будут делать сами пользователи.
Подготовить колонтитулы на раздаточных материалах в PowerPoint можно в процессе создания презентации (Вид — Колонтитулы — Вкладка «Заметки и выдачи») и в режиме предварительного просмотра, который можно запустить из пункта меню «Файл», через панель форматирования или с помощью команды Печать — Просмотр — Печатать следующее: Выдачи; Параметры — Колонтитулы — Вкладка «Заметки и выдачи» (рис. 2). Увидеть колонтитулы в электронной версии раздаточных материалов в MS PowerPoint можно только в режиме предварительного просмотра.



Рис. 2. Создание колонтитулов раздаточных материалов в MS PowerPoint

Колонтитулы для раздаточных материалов в MS Word создаются так же, как и для всех документов MS Word (Вид — Колонтитулы).

3. Распечатка раздаточных материалов в MS PowerPoint

Для распечатки раздаточных материалов в MS PowerPoint необходимо:

1. Открыть стандартное окно «Печать».

2. В выпадающем списке «Печатать» выбрать необходимый формат: «слайды», «выдачи», «заметки» или «структура».

Если планируется включение в раздаточные материалы не всех слайдов, то в блоке «Диапазон печати» нужно указать номера необходимых слайдов.

3. Выбрать количество слайдов на листе, порядок их следования (вертикальный или горизонтальный).

4. При распечатке на черно-белом принтере необходимо в выпадающем списке «Цвет или оттенки серого» выбрать «Оттенки серого».

Изменить ориентацию бумаги для распечатки раздаточных материалов можно в диалоговом окне «Предварительный просмотр».

Недостатком распечатки раздаточных материалов в MS PowerPoint является то, что программа не позволяет автоматически нумеровать слайды на раздаточных материалах. Проставить номера слайдов при необходимости можно перед распечаткой в колонтитулах слайдов (Вид — Колонтитулы —  Слайды или Предварительный просмотр — Печатать — Слайды; Параметры — Колонтитулы — Вкладка «Слайды»), но для того чтобы номера слайдов были хорошо видны на раздаточных материалах, необходимо в образце слайдов увеличить размер шрифта для номера слайда (Меню — Вид — Образец слайдов — Область номера).

4. Распечатка раздаточных материалов в MS Word

Распечатать слайды, структуру презентации или заметки можно также при переносе презентации в MS Word. Это дает возможность использовать дополнительные форматы представления раздаточных материалов: один слайд на странице с пустыми строками для заметок и три слайда на листе с текстом заметок.

Для распечатки раздаточных материалов в MS Word необходимо:

1. Открыть презентацию в MS PowerPoint.

2. В меню «Файл» выбрать команду «Отправить» и далее команду «В Microsoft Office Word» (рис. 3).



Рис.3. Перенос презентации в MS Word

3. В диалоговом окне «Отправка в Microsoft Office Word» выбрать необходимый формат раздаточных материалов. (рис. 4).



Рис. 4. Форматы представления презентации при ее переносе в MS Word

Если при отправке слайдов в MS Word установить опцию «Связать», то в документе MS Word будут автоматически отражаться все изменения, которые будут позднее вноситься в презентацию.

4. После нажатия на кнопку «ОК» будет автоматически создан файл MS Word с раздаточными материалами.

5. Оформить колонтитулы (Меню — Вид — Колонтитулы).

6. Сохранить документ под нужным именем (например, «Раздаточные материалы»).

При переносе презентации в MS Word слайды автоматически вставляются в обычную таблицу MS Word, поэтому раздаточные материалы в таком формате легко редактируются.

Недостатком этого способа подготовки раздаточных материалов является то, что при переносе из MS PowerPoint презентаций с большим количеством графики файл MS Word получается очень объемным.

Форматы раздаточных материалов, доступные при распечатке в MS PowerPoint и переносе в MS Word, представлены в таблице 1.

Таблица 1. Форматы раздаточных материалов в MS PowerPoint и МS Word

При создании раздаточных материалов нужно также помнить о том, что:

– нет необходимости включать в раздаточные материалы последний (одинаковый с титульным) слайд презентации MS PowerPoint. Наличие такого слайда оправдано в презентации, сопровождающей публичное выступление; в раздаточных же материалах его содержание является избыточным. Последний слайд можно исключить из раздаточных материалов, не указывая его номер при распечатке в MS PowerPoint или удалив его из таблицы в MS Word;

– иллюстративные материалы с большим объемом информации — сложные таблицы, схемы, списки литературы, примеры фрагментов текстов или вычислений — целесообразнее подготовить с помощью других программ.

Выбор объема раздаточных материалов, времени их предъявления (до, после, во время выступления) и программных средств для их подготовки всецело определяется содержанием выступления, спецификой иллюстративного материала и задачами выступления.

Примеры раздаточных материалов на основе презентаций MS PowerPoint представлены на сайте Центра лингвометодических информационных ресурсов ИДО НГТУ (Обучение —  Компьютерные права — Подготовка презентаций MS PowerPoint) по адресу:

http://www.itlt.edu.nstu.ru/mspowerpoint_cdl.php

О создании электронных презентаций для сопровождения публичных выступлений читайте в выпуске №1 (10) бюллетеня «ИТО».


Марина Анатольевна
Бовтенко,
 с.н.с. Института дистанционного образования НГТУ

 
Все статьи выпуска:
free space
Программа заседания Координационного совета НГТУ по информатизации образования 11 мая 2006 г.

ПОЗДРАВЛЯЕМ!

Новые веб-сайты подразделений НГТУ
Я. А. Кузнецова

Опыт обучения муниципальных служащих в ОмГУ в режиме видеоконференцсвязи
С. Л. Тимкин

Семинар «Спутниковые технологии в школьном образовании»
Г. В. Можаева, А. Р. Шакирова

Конференция «Теория, методика и практика создания компьютеризированных учебников
О. В. Матвеюк, С. П. Шамец

Электронные ресурсы издательства «Эльзевир»
А. А. Мжельский

Виртуальная справочная служба Российской национальной библиотеки
Г. Б. Паршукова

Подготовка раздаточных материалов на основе презентаций MS PowerPoint
М. А. Бовтенко

Полная версия выпуска
Скачать (1,88 Mb)

 
 
ИТО © 2004 - 2017 
 
Новосибирский государственный технический университет
Институт дистанционного образования НГТУ
Ассоциация «Сибирский открытый университет»